Lestari Mangrove dan Alam (LEVA) telah mengikuti kegiatan Community Gathering Batch 9 yang diselenggarakan oleh Indorelawan pada Sabtu, 20 Mei 2023. Dilaksanakan di Volunteer Hub Jakarta, kegiatan ini bertujuan untuk mengenalkan website Indorelawan, sharing pengalaman organisasi, manajemen relawan 101, dan penggunaan website indorelawan org. Tidak hanya itu, adanya kegiatan ini diharapkan dapat menjadi wadah bagi setiap komunitas untuk saling berkolaborasi.
Pemaparan materi diberikan oleh Kak Shendy dengan pembawaan yang asik dan seru! Banyak sekali insight baru yang didapatkan sehingga kami lebih memahami tentang bagaimana manajemen relawan hingga bagaimana cara menggunakan platform Indorelawan yang memudahkan proses bertemunya komunitas/organisasi dengan relawan.
Ternyata manajemen relawan tidak sesulit itu jika kita mengetahui tips dan caranya. Dalam pemaparan materi yang dibawakan oleh Kak Shendy pada siang hari itu, setidaknya ada 6 R yang bisa digunakan oleh komunitas dalam melakukan manajemen relawan. 6 R tersebut yaitu Reflection, Regulate, Recruit, Rock The Job, Reward, dan Retention.
Pertama, Reflection, ialah tahap di mana komunitas berefleksi melihat ke belakang tentang pengalaman baik dan buruk saat bekerja sama dengan relawan. Komunitas harus tahu apa yang diharapkan oleh relawan kepada komunitas. Begitupun sebaliknya, komunitas harus menjelaskan apa harapan mereka kepada relawan. Ketika komunitas dan relawan tidak memiliki kesamaan tujuan dan harapan, maka kerja sama antara keduanya tidak akan maksimal. Selain itu, komunitas juga harus tahu apakah relawan yang akan mereka rekrut diposisikan sebagai “penggerak” atau sebagai “penunjang”. Ketika hal tersebut sudah terjawab dan terselesaikan, maka kita akan masuk ke tahap selanjutnya.
Regulate ialah tahap pembuatan regulasi/aturan yang digunakan untuk mengatur relawan. Regulasi seringkali berangkat dari budaya dan jenis komunitas, yaitu apakah komunitas kita bersifat santai atau tegas dan kaku? Tentu budaya tersebut disesuaikan dengan jenis komunitasnya, ya. Kak Shendy memberi contoh misalnya komunitas bersih-bersih sampah, tentu regulasi yang dibuat oleh komunitas tersebut cenderung santai dan tidak kaku. Lain hal dengan komunitas atau organisasi perlindungan HAM misalnya. Mereka tentu akan menerapkan regulasi yang ketat dan tegas kepada relawan yang masuk ke dalamnya. Jadi, regulasi yang dibentuk pastinya harus disesuaikan dengan budaya dan jenis komunitasnya.
Tahap ketiga ialah tahap merekrut relawan (Recruit). Tahap ini tentu saja berkaitan dengan jenis dan tujuan komunitas. Semakin santai jenis organisasinya, maka semakin mudah juga tahap rekrutmennya. Ada komunitas yang mungkin membutuhkan syarat administrasi yang banyak dan lengkap, bahkan ada yang sampai harus melakukan sesi wawancara dan melampirkan portofolio. Tahap seleksi tersebut umumnya ada di komunitas yang sudah established dan mapan, yang menjadikan relawan sebagai penunjang program kerja.
Rock The Job adalah tahap di mana relawan sudah mulai siap untuk ditugaskan. Tahap ini berkenaan juga dengan monitoring dan evaluasi agar relawan tetap bertugas sesuai dengan perencanaan dan persiapan sebelumnya.
Kelima, Reward atau hadiah. Hadiah ini dimaksudkan untuk memberikan apresiasi kepada para relawan yang sudah meluangkan waktu dan tenanganya untuk membantu komunitas dalam bekerja. Seringkali muncul pertanyaan, apakah relawan wajib dibayar dengan uang? Jawabannya adalah… tidak. Setidaknya ada dua jenis hadiah yang bisa komunitas berikan kepada relawan, yaitu yang bersifat tangible (fisik) dan intangible (non-fisik). Hadiah fisik umumnya dalam bentuk sertifikat, cinderamata, dan uang. Sedangkan hadiah non-fisik biasanya dalam bentuk pelatihan, relasi, dan pengalaman.
Yang terakhir ialah Retention, yakni tahap di mana komunitas merumuskan cara agar relawan yang sudah selesai bekerja dapat tetap bertahan dan mau untuk bergerak bersama membangun komunitas. Beberapa cara yang bisa dilakukan ialah libatkan relawan yang sudah selesai bekerja tersebut ke dalam agenda komunitas yang akan datang dan posisikan mereka sebagai mentor atau fasilitator. Dengan adanya “naik status” tersebut, diharapkan relawan memiliki ketertarikan untuk mau bertahan dan kembali menjadi relawan.
Semua materi tersebut di atas dirangkum dengan sangat baik oleh Kak Shendy selaku perwakilan dari Indorelawan. Dengan gaya santainya, ia mampu membuat audiens ikut serta dalam diskusi dan tanya jawab selama pemaparan berlangsung. Sangat menarik!
Acara dilanjutkan dengan sharing session bersama dengan teman-teman komunitas yang turut hadir pada siang hari itu, di antaranya:
- Kapella Indonesia
- Yayasan Guru Belajar
- Human Initiative Volunteer Energy (HIVE)
- Bersama Itu Menyenangkan
- ISCO Foundation
- Rawat Manfaat
- AKAN ID
- KPB Nycticorax
- Book Clan
- BuahTangan
Dengan beragamnya jenis komunitas tersebut, membuat sesi sharing session-nya semakin seru dan menyenangkan. Kami dari LEVA dapat mengenalkan diri dan berbagi pengalaman dalam menjalankan komunitas, begitupun teman-teman komunitas lainnya yang dengan semangat berbagi cerita.
Semoga kegiatan ini menjadi awal yang baik bagi kita semua. Ubah niat baik jadi aksi baik hari ini –Indorelawan.
Ditunggu kolaborasi teman-teman bersama LEVA! Kita bersama belajar tentang mangrove, penanaman mangrove hingga kegiatan seru lainnya.
This planet is our one and only home. We need a lot of people to fight it together!
Penulis: Haifa Murisa